Eine Arztsekretärin nimmt eine Schlüsselfunktion in der Organisation jeder medizinischen und paramedizinischen Einrichtung ein. Sie kümmert sich um administrative Aufgaben in diversen Arztpraxen wie Hausarzt-, Zahnarzt-, Frauenarzt-, Hautarzt- oder Augenarzt-Praxis sowie Gemeinschaftspraxen. Als Fachkräfte verfügen sie über fundierte kaufmännische und medizinische Kenntnisse wie Terminologie, Kenntnisse der Anatomie, Physiologie, Pharmakologie und Pathologie. Zudem kennen Sie die notwendigen Computersysteme für die Praxisorganisation und kennen sich mit rechtlichen Grundlagen aus. Sie unterstützen die Ärzte bei der Ausübung deren Berufe und tragen eine grosse Verantwortung durch selbständiges Handeln. Neben dem optimalen Zeitablauf im Praxisalltag kümmern Sie sich auch um die Abrechnungen sowie weitere administrative Tätigkeiten. Sie ist Ansprechperson für Arzt, Patienten und viele weitere Stellen.
Es gibt auch artverwandte Berufe wie Spitalsekretärin oder Medizinische Sekretärin. Diese führen ähnliche Aufgaben in Spitälern, Heimen, Verwaltungen, Ämtern, Krankenkassen etc. aus. Je nach Ausbildung unterscheidet sich das Einsatzgebiet, der Umfang und somit das erlernte Wissen in den Zertifikatslehrgängen. Es lohnt sich also, im Vorfeld Ihre Berufsziele mit den Lerninhalten genau abzugleichen. Um die Wertigkeit der Schuldiplome zu vergleichen ist es wichtig, die Bekanntheit und Akzeptanz der Schulen in der Branche zu kennen. Wer einen eidgenössisch geregelten Abschluss sucht, sollte sich näher mit der Medizinischen Sekretärin H+ Ausbildung befassen. Denn diese Ausbildung steht unter Aufsicht des Verbandes der schweizerischen Spitäler.

Die Arztsekretärin-Aufgaben sind sowohl kaufmännisch wie auch medizinischer Natur:

• Führen des Terminkalenders des Arztes und Verteilung der Arzttermine sowie telefonischer Patientenkontakt
• Empfang der Patienten, Personalien-Aufnahme und Verwaltung der Krankengeschichten
• Organisation: interne Karteien führen, Daten archivieren und Sprechstunden planen
• Korrespondenz: Briefe, Formulare sowie Erstellen von Tabellen und Grafiken
• Berichte, Zeugnisse und Gutachten ab Diktiergerät oder nach den Vorgaben der Ärzte verfassen
• Verwaltung des Material- und Medikamentenlagers
• Rechnungswesen: Honorarwesen verwalten, Buchungsvorgänge ausführen Abrechnungen erstellen, Mahnungen scheiben, Betreibungen einleiten
• Versicherungswesen: Formulare nach Anweisungen für Sozialversicherungen und Krankenkassen ausfüllen
• Personalwesen

Die Ausbildungen zur Arzt- und Spitalsekretärin bzw. Medizinischen Sekretärin H+ sind sich in Aufbau und Inhalt sehr ähnlich. 

Die Ausbildung zur Arztsekretärin resp. zum Arztsekretär ist nicht eidgenössisch geregelt und wird mit einem schuleigenen Diplom bzw. Zertifikat abgeschlossen. Die meisten Schulen arbeiten eng mit Spitalverbänden und dem Schweizerischen Kaufmännischen Verband (SKV) zusammen.

An einigen Schulen kann ein H+ Diplom erworben werden, es ist vom Verband der Schweizer Spitäler, Kliniken und Pflegeinstitutionen (H+, vormals VESKA) einheitlich geregelt und anerkannt. Die H+ Aufsichtskommission überwacht die Qualität der Ausbildung und die Einhaltung der H+ Richtlinien. Erfolgreiche Absolventinnen und Absolventen werden in das H+ Register eingetragen.

Die Arztsekretärin-Weiterbildung ist eine Zweitausbildung für Interessentinnen, die entweder über eine kaufmännische Grundbildung verfügen oder einen Beruf im Gesundheitswesen erlernt haben. Gewisse arbeiten bereits in einem Beruf des Gesundheitswesens, es fehlt ihnen jedoch vertiefte Fachkenntnis in organisatorischen und kaufmännischen Belangen. Personen aus dem kaufmännischen Bereich hingegen verschaffen sich durch die Arztsekretärin-Weiterbildung den Durchblick im medizinischen Bereich. Arztsekretärin Quereinsteiger besuchen diese diversifizierte Ausbildung häufig für den beruflichen Wiedereinstieg oder zur Weiterentwicklung. Es gibt sogar Möglichkeiten über entsprechende Freifächer für Arztsekretärin Quereinsteiger, die weder über Erfahrungen im kaufmännischen Bereich noch in einem gesundheitlichen Beruf verfügen, den Beruf der Arztsekretärin zu erlernen. Geeignet für einen Quereinstieg ins Arztsekretariat sind Personen, die kontaktfreudig und hilfsbereit sind, Organisationstalent mitbringen und sich für den medizinischen Bereich interessieren.

Jede Bildungseinrichtung entscheidet selbst, welche Personen für die Weiterbildung zur Arztsekretärin oder Spitalsekretärin in Frage kommen. In der Regel werden jedoch folgende Voraussetzungen erwartet:

• Kaufmännische berufliche Grundbildung (EFZ)

oder

• Medizinische berufliche Grundbildung (EFZ)

oder

• Anderer Berufsabschluss und Berufserfahrung

oder

• Maturitätsabschluss und entsprechende Berufserfahrung

und

• Gute Deutschkenntnisse (Niveau C1) und evtl. eine zweite Landessprache
• IT-Anwenderkenntnisse (MS-Office) und Zehnfingersystem

Je nach Schule gibt es noch weitere Voraussetzungen wie ein Mindestalter von 20 Jahren, einige Jahre Berufserfahrung in einem Sekretariat sowie eine Aufnahmeprüfung. Sollten Sie nicht alle Voraussetzungen erfüllen, sprechen Sie bitte direkt mit den Ansprechpartnern der einzelnen Schulen. In der Regel können fehlende Kenntnisse für die Arztsekretärin-Ausbildung bei Interesse nachgeholt und eine Regelung gefunden werden.

Mit der administrativen Weiterbildung im Gesundheitswesen können Sie nach der «Ausbildung Arztsekretärin» folgende Arztsekretärin-Jobs ausüben:

• Arztsekretärin in einer privaten Praxis
• Arztsekretärin in einer Gemeinschaftspraxis
• Spitalsekretärin im Spital, Kliniken, Institut oder Heim
• Abteilungssekretärin im Spital
• Chefarztsekretärin im Spital, Kliniken
• Medizinische Sekretärin in der Verwaltung, Personaladministration, öffentlichem Gesundheitswesen oder Krankenkassen

Beachten Sie bei der Wahl Ihrer Ausbildung auf die Vermittlung der für Ihren Wunschjob notwendigen Kenntnisse.

Eine Arzt-Sekretärin hat folgende Verantwortlichkeiten und Kompetenzen inne:

• Verantwortlichkeiten
  • Führen der Administration
  • Organisation der Termine
  • Patientenempfang und -betreuung
• Kompetenzen
  • Organisatorische Kompetenzen
  • Fachkompetenz in medizinischer Terminologie und Krankenkassen-Tarifen

Als dipl. Arztsekretärin gibt es nach dem Zertifikatslehrgang folgende weiterführenden Bildungsgänge:

• Dipl. med. Chefarztsekretär/in oder dipl. med. Praxisleiter/in (1. Jahr Bachelor)
• Dipl. Sprechstundenassistent/in für Wiedereinsteiger/innen (Brush-up)
• Dipl. Betriebswirtschafter/in VSK (2. Jahr Bachelor)
• Bachelor Business Administration (3. Jahr Bachelor)

Eine Arztsekretärin-Ausbildung dauert je nach Anbieter 1 bis 2 Semester. Je nach Vorbildung und gewünschtem Einsatzgebiet unterscheiden sich die Ausbildungen in Dauer und Aufbau. Mit einer kaufmännischen Vorbildung kann sich die Zeit verkürzen. Vermittelt werden administrative Fächer wie Deutsch, Korrespondenz, Rechnungswesen, Rechtskunde, Volkswirtschaft und Informatik sowie medizinische Themen wie Anatomie, Pathologie, Terminologie, Spital- oder Praxisorganisation. In den meisten Ausbildungen gibt es Zwischenprüfungen sowie einen Praxistransfe. Je nachdem sind auch Abschlussprüfungen möglich. Während der Arztsekretärin-Ausbildung ist ein Arztsekretärin-Praktikum nicht obligatorisch. Wer jedoch ein solches absolviert, hat bei der späteren Stellensuche ein grosser Vorteil. Durch das Anwenden der erlernten Materie in der Praxis sind diese Sekretärinnen praxiserprobt. Ein freiwilliges Praktikum ist meist kostenlos, aber auch unbezahlt. Neben der Gelegenheit zur Umsetzung in die Praxis ermöglicht ein Arztsekretärin-Praktikum das Kennenlernen des Arbeitsumfelds und dem Sammeln erster Erfahrungen im Praxisalltag.