La struttura di un sistema di archiviazione per ufficio potrebbe essere la seguente:

• Impostare la struttura di base con un sistema di priorità
• Creare cartelle e scompartimenti secondo una struttura di base autoesplicativa.
• Completare o raggruppare direttamente piccoli compiti
• Libro da tavolo come alternativa alla carta
• Utilizzare il cestino
• Singletasking invece di multitasking
• Completamento del compito attraverso un'accurata archiviazione
• Lasciare sempre il posto di lavoro con la scrivania in ordine

Un sistema di archiviazione per ufficio comprende, ad esempio, quanto segue:

• Vassoi per lettere
• Supporto per le lettere
• Cassette per documenti
• Cassettiere
• Stazioni di smistamento
• Fascicolo della rivista
• Cartella
• Archivio

I vassoi di archiviazione sono utilizzati per la gestione e l'organizzazione dei documenti. Di solito sono contenitori di plastica A4 impilabili e robusti, che possono essere etichettati. In questo modo è possibile mantenere l'ufficio organizzato e trovare rapidamente i documenti che servono quando servono. In alternativa, esistono anche cartelle sospese per cassetti o faldoni.

L'archiviazione in ufficio o l'archiviazione supplementare è importante perché:

• garantire un flusso impeccabile di informazioni
• è una delle aree organizzative più importanti del Segretariato, per garantirne il buon funzionamento.
• trovare i documenti richiesti in modo facile e veloce
• chiunque può orientarsi, a patto di comprendere la logica del sistema di archiviazione.
• allora si può garantire un sostituto in caso di cancellazione
• è anche in parte richiesto dalla legge (cartelle cliniche, legge sulla protezione dei dati, ecc.).

L'archiviazione dei file ha i seguenti criteri importanti:

• Principio di costruzione delle cartelle e delle sottocartelle o degli elenchi dei contenuti
• I nomi devono essere scritti sempre secondo lo stesso principio (data, nome, ecc.).
• È necessario riconoscere immediatamente la logica utilizzata per l'archiviazione e implementarla in modo uniforme.
• Informare i colleghi sulla logica e sul metodo di archiviazione o documentarlo in modo visibile.

I vassoi possono prevenire lo stress. I compiti in sospeso possono essere raccolti in una casella di posta finché non si ha il tempo di completarli. Tuttavia, non saranno certo dimenticati. Tutto il resto può essere ordinato in un cestino e recuperato rapidamente quando serve. E questo fa risparmiare tempo. Grazie all'ordinamento, si sa sempre cosa serve per quale scopo e si possono rispettare le scadenze. È importante per il flusso delle informazioni in qualsiasi organizzazione e facilita l'orientamento degli altri membri del team.

Per uno scomparto per ufficio sono disponibili i seguenti tipi di contenitori:

• Scaffale in piedi
  • Cartella
  • Fascicolo della rivista
  • Scatole d'archivio

• Scaffale pensile
  • File di sospensione
  • Borse da appendere

• Ripiano orizzontale
  • Maniche trasparenti
  • raccoglitore a fogli mobili
  • Copertina del file

L'archiviazione della carta in cartelle presenta i seguenti vantaggi:

• Le cartelle possono contenere molti fogli
• L'archiviazione è chiara, permanente e completa
• in ordine sparso
• con registri
• Logica possibile attraverso diversi colori
• I documenti più piccoli o gli opuscoli aggiuntivi possono essere archiviati in tasche o DVD.
• I mobili per ufficio sono progettati per la massa dei file

Ma le cartelle sono piuttosto ingombranti e poco maneggevoli e possono pesare fino a quattro chili ciascuna.

In generale, è difficile dire se sia meglio un archivio da ufficio o uno digitale. Ovviamente entrambi hanno dei vantaggi: l'archiviazione digitale occupa meno spazio in ufficio, può essere archiviata più volte per sicurezza, può essere riutilizzata nei sistemi software e può essere accessibile da qualsiasi luogo e distribuita rapidamente (se più lontana). Con l'archiviazione fisica non è necessaria un'ulteriore digitalizzazione, la sicurezza dei dati è talvolta più facile da organizzare e la distribuzione locale è più rapida. La scelta deve quindi essere fatta in base alle circostanze e alle esigenze dell'azienda.

Le seguenti fasi sono importanti per l'archiviazione dei documenti, siano essi digitali o fisici:

• Considerare una struttura di cartelle (e sottocartelle o indice) o una compartimentazione adeguata.
• Selezionare un sistema di cartelle specifico: Posizione, gerarchia, nomi dei file, ecc.
• Riempire il nuovo sistema di archiviazione con i file e i documenti esistenti.
• Massimizzare l'efficienza, ad esempio eliminando i documenti cartacei grazie alla digitalizzazione e ai programmi software corrispondenti o archiviando i documenti subito dopo l'uso.
• Garantire la protezione dei dati (backup, protezione contro la pirateria informatica, chiusura degli armadi o degli uffici).
• Organizzare e gestire i diritti di accesso alle cartelle (sono necessarie regole chiare e trasparenti).
• Controllare e ottimizzare regolarmente la gestione dei documenti (eventualmente con l'aiuto di professionisti).