Sachbearbeiter Einkauf / Sachbearbeiterin Einkauf: Wie sieht ihr Berufsalltag aus?

Sachbearbeiter Einkauf / Sachbearbeiterinnen Einkauf sind in Produktions- oder Handelsbetrieben für den Beschaffungsprozess bestimmter Warengruppen verantwortlich.

Dazu überwachen sie die Materialbestände und lösen, wenn es notwendig wird Bestellungen aus. Im EDV-System pflegen sie die Stammdaten ihrer Artikel und der zugehörigen Lieferanten und führen anhand der Informationen aus dem Wareneingang, -ausgang und dem Lager die Bestandeszahlen laufend nach. Zur Optimierung der Beschaffungsprozesse sind sie immer wieder auf der Suche nach neuen Lieferanten, die sie auch besuchen, um Verhandlungen vorzubereiten. 
Sie analysieren und kalkulieren die Preise und unterstützen ihre Vorgesetzen mit ihren Analysen bei der Lieferantenbewertung und in Preisverhandlungen.

Je nach Stellenprofil erteilen sie Kunden und Mitarbeitenden aus anderen Abteilungen telefonische und schriftliche Auskünfte, sind an Inventurarbeiten beteiligt und machen innerhalb des Teams Stellvertretungen.

Zielgruppe und Fähigkeiten: Für wen eignet sich die Sachbearbeiterin Einkauf / Sachbearbeiter Einkauf Weiterbildung? Welche Eigenschaften und Fähigkeiten werden verlangt?

Die Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter im Einkauf-Weiterbildung eignet sich für folgende Personen: 

• Personen mit Einkaufsaufgaben
• Wiedereinsteiger/innen oder Quereinsteiger/innen, die eine Anstellung im Einkauf suchen
• Mitarbeitende im Einkauf oder in einem angrenzenden Bereich, die grössere fachliche Verantwortung übernehmen möchten
• Personen, die sich auf die Weiterbildung Einkaufsfachmann / Einkaufsfachfrau mit eidg. Fachausweis (BP) vorbereiten

Wichtige persönliche Fähigkeiten für diesen Beruf sind:

• Freude am Umgang mit Zahlen
• Genauigkeit und Zuverlässigkeit
• Organisationsgeschick
• Teamfähigkeit
• Belastbarkeit
• Kommunikationsfähigkeit
• Flexibilität
• Service- und Kundenorientierung

Voraussetzungen für die Zulassung zur Sachbearbeiterin Einkauf / Sachbearbeiter Einkauf Weiterbildung:

Für die Zulassung zur Weiterbildung Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter im Einkauf werden folgende Voraussetzungen verlangt: 

• Abgeschlossene, mind. 2-jährige Lehre (von Vorteil Abschluss als Kaufmann EFZ / Kauffrau EFZ oder eine andere kaufmännische Ausbildung)
• Erste Berufserfahrung im Einkauf empfehlenswert
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (Niveau B2)

Lernstoff und Inhalte der Weiterbildung

Die Sachbearbeiterin Einkauf / Sachbearbeiter Einkauf-Weiterbildung ist nicht eidg. reglementiert, das heisst, der Lernstoff wird von den jeweiligen Schulen eigenständig zusammengestellt; er kann daher von Schule zu Schule variieren.

Oft wird auf folgende Themen eingegangen:

• Supply Chain Management (SCM)
• Kostenartenrechnung
• Kostenträgerrechnung
• Beschaffungsprozess
• Beschaffungsstrategie
• Beschaffungsmärkte und Marktforschung
• Zusammenarbeit mit Lieferanten
• Rechtliche Aspekte
• Gesprächstechnik
• Verhandlungstechnik
• Arbeitsmethoden und Selbstmanagement
• Problemmanagement

Kosten und Finanzierung der Weiterbildung

Die Kosten werden von den Schulen festgelegt, es kann daher zu unterschieden kommen. Generell muss für die 1-semestrige und berufsbegleitende Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter Einkauf Weiterbildung mit folgenden Kosten gerechnet werden:

• Lehrgangsgebühren: Zwischen CHF 2'900.– und CHF 4'300.–  
  Hinweis: Mitglieder des Fachverbandes für Einkauf und Supply Management (Procure) profitieren von vergünstigten Lehrgangskosten. Mehr Informationen finden Sie hier. 
• Prüfungsgebühr: Die Prüfungsgebühr wird von der Schule eigenständig erhoben. Es muss mit ca. CHF 600.– gerechnet werden.
• Manche Anbieter verlangen Extrakosten für
  • Einschreibung
  • Lehrmittel
  • Schulungsunterlagen
  • interne Prüfungen und Prüfungstrainings
  • Simulationsprüfung

Am besten, Sie wenden sich hinsichtlich der möglichen Extrakosten direkt an den Anbieter Ihrer Wahl.

* Seit 1.1.2018 werden Vorbereitungskurse auf eidg. Berufsprüfungen vom Bund finanziell unterstützt. Je nachdem wird der Bildungsgang zum Sachbearbeiter Einkauf / zur Sachbearbeiterin Einkauf als vorbereitender Kurs für die Berufsprüfung Einkaufsfachfrau / Einkaufsfachmann akzeptiert. Wenn Sie nach Abschluss des Zertifikates innerhalb von sieben Jahren den eidg. Fachausweis im Einkauf erwerben und bisher keine Bundesbeiträge für Ihre Sachbearbeiter-Weiterbildung erhalten haben, werden Ihnen 50% der bezahlten Kurskosten (max. CHF 9'500.–) vom Bund auf Antrag zurückerstattet. Hier erfahren Sie mehr.

Studiendauer, Anzahl Unterrichtsstunden, Unterrichtszeit, Unterrichtsformat und Lernaufwand

• Dauer: Die Sachbearbeiterin Einkauf / Sachbearbeiter Einkauf Weiterbildung ist modular aufgebaut und berufsbegleitend konzipiert. Sie dauert 1 Semester bzw. 9 Tage (je nach Anbieter und Angebot). 
• Anzahl Unterrichtsstunden: Die Weiterbildung umfasst ca. 72 Lektionen. 
• Unterrichtszeit: Die Stundenpläne werden von den Schulen eigenständig festgelegt. Der Unterricht findet oft an zwei Abenden pro Woche (teilweise auch Samstag) statt. Es gibt aber auch Tageskurse.  
• Unterrichtsformat: Der Lehrgang findet in der Regel im Präsenzunterricht statt. 
• Lernaufwand: Dank des berufsbegleitenden Konzeptes der Weiterbildung können Sie den Lernstoff gleich in der Praxis anwenden und vertiefen. Trotzdem sollten Sie für die Vor- und Nachbereitung des Unterrichts und die Selbstlernzeit genügend Zeit einrechnen – wie viel, hängt von Ihrem Vorwissen, Arbeitsstil und Lerntempo ab. Wir empfehlen, vorsichtshalber mindestens 4–6 Stunden pro Woche einzurechnen.

Abschluss, Diplom und Titel

Die Sachbearbeiterin Einkauf / Sachbearbeiter Einkauf Weiterbildung wird üblicherweise mit einer Abschlussprüfung in allen Fächern abgeschlossen. Diese Abschlussprüfung dauert oftmals einen halben Tag. 

Diplom und Titel

Erfolgreiche Absolventinnen und Absolventen erhalten ein Zertifikat / Diplom der jeweiligen Schule: «Sachbearbeiterin Einkauf / Sachbearbeiter Einkauf [Name der Schule] (Zert.)».